Ένα σωστά οργανωμένο λογιστήριο σε μια επιχείρηση, μπορεί να εξοικονομήσει πολύτιμο χρόνο στον τρόπο λειτουργίας της παρέχοντας τα ακριβή στοιχεία και δεδομένα όποτε αυτά ζητούνται. Μειώνει σημαντικά το άγχος και τις σκοτούρες του επιχειρηματία συνεισφέροντας καθοριστικά στην λήψη των σωστών αποφάσεων και στρατηγικών για την ανάπτυξή της. Σας παραθέτουμε 12 προτάσεις για να έχετε ένα οργανωμένο λογιστήριο.

- ΑΝΕΝΗΜΕΡΩΤΑ ΠΑΡΑΣΤΑΤΙΚΑ: Δημιουργήστε έναν χώρο, στον οποίο θα βάζετε τα παραστατικά που εκδίδετε ή σας έχουν εκδώσει τα οποία πρέπει να πάρει το λογιστήριό σας προς καταχώρηση.

- ΕΝΗΜΕΡΩΜΕΝΑ ΠΑΡΑΣΤΑΤΙΚΑ: Κάθε ενημερωμένο-καταχωρημένο παραστατικό στα λογιστικά σας βιβλία πρέπει να φέρει αντίστοιχη ένδειξη (π.χ. καταχωρημένο), έτσι ώστε να γνωρίζετε με βεβαιότητα ότι έχει καταχωρηθεί και δεν είναι σε εκκρεμότητα.

- ΑΡΧΕΙΟΘΕΤΗΣΗ: Για σωστή αρχειοθέτηση, ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα: 

• Αρχειοθετείτε πάντα τις ολοκληρωμένες εργασίες, είτε αυτές αφορούν καταχωρημένα παραστατικά, είτε δημόσια έγγραφα.
  
• Δημιουργήστε ξεχωριστά κλασέρ ανά θέμα και μην ομαδοποιείτε ποτέ τις αρχειοθετήσεις.
  
• Αρχειοθετήστε κατά ημερολογιακή σειρά ξεκινώντας από το πιο παλιό προς το πιο καινούργιο.

- ΚΑΤΑΓΡΑΦΗ ΜΗΝΙΑΙΩΝ ΥΠΟΧΡΕΩΣΕΩΝ: Στις αρχές κάθε μήνα, ζητήστε ενημέρωση για το σύνολο των υποχρεώσεων που έχετε για τον τρέχων μήνα και προγραμματίστε σωστά την ολοκλήρωσή τους. Μην προγραμματίζετε την ολοκλήρωση μιας εργασίας ή υποχρέωσης στο τελευταίο τριήμερο της καθολικής ημερομηνίας που αυτή έχει, γιατί σε περίπτωση που προκύψει κάτι το οποίο δεν είχατε προβλέψει, το αποτέλεσμα θα είναι η εργασία να μην ολοκληρωθεί εμπρόθεσμα, επιφέροντας επιπλέον κόστος χρήματος (πρόστιμα) και χρόνου ενασχόλησης.

- ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΙΣΜΟΣ Φ.Π.Α.: Ζητείστε από το λογιστήριό σας, κάθε φορά που καταχωρεί παραστατικά να σας ενημερώνει για το ύψος του Φ.Π.Α. που σας αναλογεί ως την συγκεκριμένη χρονική στιγμή. Έτσι θα γνωρίζετε ανά πάσα στιγμή τις υποχρεώσεις σας και θα κάνετε σωστά και έγκυρα τον οικονομικό σας προγραμματισμό.

- ΕΝΗΜΕΡΩΣΗ ΚΕΡΔΩΝ–ΠΡΟΒΛΕΨΗ ΦΟΡΟΥ: Ζητείστε από το λογιστήριό σας να σας ενημερώνει ανά συγκεκριμένα χρονικά διαστήματα (π.χ. ανά τρίμηνο) για τα λογιστικά κέρδη που αναλογούν στην επιχείρησή σας. Ταυτόχρονα πρέπει να έχετε και την ετήσια αναλογία καθώς και τον φόρο εισοδήματος που αντιστοιχούν σε αυτά. Με τον τρόπο αυτό έχετε γνώση για τα κέρδη, καθώς και την λογιστική εικόνα της επιχείρησής σας και πάνω απ’ όλα μπορείτε να κάνετε σωστό προγραμματισμό των υποχρεώσεών σας.

- ΕΝΗΜΕΡΩΣΗ ΝΕΩΝ ΝΟΜΟΘΕΤΙΚΩΝ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ: Ζητείστε από το λογιστήριό σας να σας ενημερώνει άμεσα για κάθε απόφαση, νόμο κλπ του Υπουργείου Οικονομικών ή του Υπουργείου Εργασίας (αν απασχολείτε έμμισθο προσωπικό), τα οποία αφορούν στην επιχείρησή σας. Εάν ένας νόμος επιφέρει αλλαγές στον τρόπο λειτουργίας της επιχείρησης (π.χ. στον τρόπο τιμολόγησης) ζητήστε την συνδρομή του στην εφαρμογή, ενώ αν επιφέρει νέες υποχρεώσεις (π.χ. πρόσθετοι φόροι) ζητήστε τον έγκυρο προσδιορισμό αυτών, έτσι ώστε να έχετε γνώση και σωστό προγραμματισμό των υποχρεώσεών σας.

- ΕΚΠΑΙΔΕΥΣΗ ΛΟΓΙΣΤΗΡΙΟΥ: Ζητείστε από τον λογιστή σας, να ελέγξει ότι το άτομο ή τα άτομα που χειρίζονται το λογιστήριο ή τα θέματα που αφορούν την λειτουργία του λογιστηρίου (τιμολόγηση, αρχειοθέτηση κλπ) γνωρίζουν το αντικείμενό τους. Σε περίπτωση που αυτό δεν ισχύει, αναθέστε του την εκπαίδευσή τους. Με τον τρόπο αυτό θα αποφύγετε λάθη ή παραλείψεις οι οποίες θα επιφέρουν πρόστιμα, αλλά και απώλεια χρόνου εργασίας για την επιχείρησή σας.

- ΔΙΑΤΗΡΗΣΗ ΑΡΧΕΙΟΥ: Πριν καταστρέψετε οποιοδήποτε αρχείο αφορά στο λογιστήριό σας, συμβουλευτείτε πάντα τον λογιστή σας. Η άποψή μας, είναι να διατηρείτε το αρχείο των παραστατικών (τιμολόγιά κλπ) για τουλάχιστον δέκα έτη, ανεξάρτητα από το αν έχετε δεχτεί τακτικό φορολογικό έλεγχο ή έχετε αποδεχτεί περαίωση, διότι το Δημόσιο διατηρεί το δικαίωμα ελέγχου για δέκα έτη και μπορεί να πραγματοποιήσει εκ νέου έλεγχο στην επιχείρησή σας. Σε περίπτωση που η επιχείρησή σας είναι σε Δικαστική διαμάχη, σε καμία περίπτωση μην καταστρέψετε αρχείο των χρήσεων που αυτή αφορά. Τα τιμολόγια αγοράς του πάγιου εξοπλισμού σας, εφόσον τα πάγια συνεχίζουν να είναι στην κατοχή σας και πέραν της δεκαετίας, διατηρήστε τα στο αρχείο σας τουλάχιστον μέχρι τα πάγια να μεταβιβαστούν ή (αποδεικτέα) να καταστραφούν. Διότι σε έναν πιθανό έλεγχο από οποιαδήποτε ελεγκτική αρχή του Υπ. Οικονομικών εφόσον σας ζητηθεί θα πρέπει να μπορείτε να αποδείξετε τον τρόπο απόκτησής τους για κάθε πάγιο που βρίσκετε εντός της επιχείρησης ή που χρησιμοποιείται από αυτή. Επίσης κατά την διακοπή δραστηριότητας (κλείσιμο) μιας επιχείρησης έχουν χρησιμότητα τα τιμολόγια αγοράς παγίου εξοπλισμού, για τον έλεγχο και την διασταύρωση των τιμολογίων μεταβίβασης ή αυτοπαράδοσής τους. Ενώ για το αρχείο εγγράφων–δηλώσεων που έχουν κατατεθεί ή εκδοθεί από Δημόσια Υπηρεσία (Δ.Ο.Υ. , ΙΚΑ κλπ) και αφορούν στην επιχείρησή σας (έναρξη, μεταβολές, δηλώσεις, κλπ), διατηρήστε τα για πάντα στο αρχείο σας και μην τα καταστρέφετε ποτέ. Διότι σε περίπτωση που χρειαστείτε κάποιο από αυτά (π.χ. για δικαστική χρήση κλπ) καμία Δημόσια Υπηρεσία δεν φέρει την υποχρέωση της επανέκδοσή τους. Με τον τρόπο αυτό επιτυγχάνετε γρήγορο και ανέξοδο τρόπο χειρισμού των καταστάσεων που μπορεί να προκύψουν.

  Να θυμάστε πάντα ότι το αρχείο είναι το άλφα και το ωμέγα στην λειτουργία ενός λογιστηρίου. Για το λόγο αυτό τηρήστε το και διατηρήστε το σωστά.

- ΔΕΔΟΜΕΝΑ ΦΟΡΟΛΟΓΙΚΟΥ ΕΛΕΓΧΟΥ: Σε περίπτωση ελέγχου της επιχείρησής σας από την οποιαδήποτε ελεγκτική αρχή του Υπουργείου Οικονομικών (ΣΔΟΕ, Εφορία κτλ.), πρέπει να γνωρίζετε ποια είναι τα στοιχεία που θα σας ζητηθούν προς έλεγχο και βεβαιωθείτε ότι αυτά υπάρχουν και ότι είναι εύκολη και άμεση η προσέγγισή τους.

- ΔΕΔΟΜΕΝΑ ΕΛΕΓΧΟΥ ΜΙΣΘΟΔΟΣΙΑΣ: Σε περίπτωση ελέγχου της επιχείρησής σας, από την οποιαδήποτε ελεγκτική αρχή του Υπουργείου Εργασίας (ΙΚΑ, Επιθεώρηση Εργασίας κτλ.), πρέπει να γνωρίζετε ποια είναι τα στοιχεία που θα σας ζητηθούν προς έλεγχο και βεβαιωθείτε ότι αυτά υπάρχουν και ότι είναι εύκολη και άμεση η προσέγγιση τους.

- ΕΠΙΛΕΞΤΕ ΣΩΣΤΟΥΣ ΣΥΝΕΡΓΑΤΕΣ ΓΙΑ ΤΟ ΛΟΓΙΣΤΗΡΙΟ ΣΑΣ: Στο εμπόριο σε σχέση με την υπηρεσία τα πράγματα είναι πιο απλά. Αγοράζοντας ένα υλικό αγαθό τις περισσότερες φορές είστε σε θέση να γνωρίζετε αν τα χρήματα που δώσατε αντιστοιχούν στην ποιότητα αυτού που αποκτήσατε. Μπορείτε να το ψηλαφίσετε, να το αγγίξετε, αλλά και να το δοκιμάσετε για να δείτε τα αποτελέσματα από την χρήση του. Ενώ στην χειρότερη των περιπτώσεων, αν αυτό δεν ανταποκρίνεται στις ανάγκες σας και το προβλέπει η αρχική συμφωνία που κάνατε με τον πωλητή, μπορείτε να το επιστρέψετε. Στην υπηρεσία δεν ισχύει το ίδιο. Πρώτον γιατί η υπηρεσία δεν επιστρέφεται και δεύτερον γιατί όταν θα δείτε τα αποτελέσματα, τις περισσότερες φορές, είναι πολύ αργά για να αλλάξετε ή να διορθώσετε κάτι.

  Για το λόγο αυτό, για το λογιστήριο της επιχείρησής σας επιλέξτε συνεργάτες που διαθέτουν γνώση, εμπειρία, επιστημονική κατάρτιση, υπευθυνότητα και που φυσικά διαθέτουν τα εργαλεία για να σας παραδώσουν την υπηρεσία που απαιτείτε. Έτσι ώστε το λογιστήριο να μην είναι απλά διαχειριστής, αλλά σύμμαχος στην προσπάθειά σας για μια κερδοφόρα επιχείρηση.